Riooltotaal werkt niet meer met papieren formulieren dankzij een app
Te Kloeze & Riooltotaal
Te Kloeze en Riooltotaal in Wehl hadden problemen met het registreren van papieren formulieren, wat soms leidde tot complicaties door defecte printers. Om dit op te lossen, hebben we de app SewerForms ontwikkeld, waarmee monteurs eenvoudig digitaal formulieren kunnen invullen. De app toont alleen de relevante formulieren per monteur en verzendt deze centraal naar de backoffice.
De uitdaging
- Papieren declaraties
- Papieren schade formulieren
- Papieren verlofbriefjes
- Papieren inspecties
- Administratie van formulieren onoverzichtelijk
De oplossing
- Een dynamische formulieren mobiele app en webapplicatie
- Digitaal formulieren toevoegen
- Status van verlofaanvragen inzien
- Formulieren goedkeuren en doorzetten naar juiste afdeling
- Formbuilder om je eigen formulieren aan te maken
De oplossing
Voor Te Kloeze en Riooltotaal in Wehl was het een aanzienlijke uitdaging om alle formulieren op papier goed te registreren. De monteurs moesten voor elk type formulier een apart A4’tje invullen op de klus. Bij een tandartsbezoek bijvoorbeeld, moesten ze een verlofformulier invullen. Echter, soms ontdekten ze dat de printer defect was en er geen papier meer beschikbaar was.
Om dit probleem op te lossen, hebben wij voor Te Kloeze en Riooltotaal een speciale formulierenapp ontwikkeld voor de rioolbranche: SewerForms. De app kan eenvoudig worden gedownload via de App Store of Google Play Store. Monteurs kunnen via de app gemakkelijk en snel de formulieren digitaal invullen met grote knoppen. Per monteur is het mogelijk om de relevante formulieren in te stellen, zodat alleen de formulieren die voor hen van belang zijn, worden weergegeven.
Alle ingediende formulieren worden centraal naar de webapplicatie verzonden, waar de backoffice de ingevulde formulieren kan bekijken, doorsturen en exporteren naar de juiste afdeling.
De eerste twee fasen verlopen soepel. We zijn nu bezig om de formulieren digitaal te maken met een slimme formbuilder en om de formulieren door te sturen naar externe boekhoudprogramma’s. Hierover later meer!